Lorsque vous organisez un événement, vous êtes confronté à de nombreuses décisions. Le choix d’un lieu est la décision qui aura le plus grand impact sur votre événement. La date de l’événement, la liste des intervenants, les options de restauration et l’expérience agréable des participants dépendent tous du lieu de l’événement et de l’endroit que vous choisissez.

Le Choix du Lieu

Vous y avez probablement déjà pensé. Pour un événement local, vous rechercherez peut-être un lieu situé à une distance raisonnable du domicile ou du lieu de travail de la plupart des participants. Si de nombreux participants viennent de l’extérieur de la ville, un lieu proche de l’aéroport ou de leur hôtel sera avantageux. Dans tous les cas, n’oubliez pas de tenir compte de la circulation, des transports et des possibilités de stationnement. Si vous avez besoin d’assistance, n’hésitez pas à faire appel à un professionnel de l’organisation d’événements et de locations de lieux comme Keysvenue.

La capacité d’accueil et le nombre minimum de participants

Quelle est la capacité ? Vous devez connaître la capacité d’accueil des lieux pour plusieurs raisons. Premièrement, 500 personnes (si c’est la taille estimée de votre événement) ne peuvent pas s’installer confortablement dans une salle d’une capacité de 250 personnes. Ensuite, le lieu doit respecter certaines normes de sécurité et d’incendie.

Services et commodités

Le lieu dispose-t-il d’une cuisine et peut-il fournir un service de restauration pour votre événement ? Si c’est le cas, il est fréquent que le lieu renonce aux frais d’installation et ne demande qu’un acompte et le coût de la nourriture pour chaque participant. Les lieux qui ne disposent pas de cuisine peuvent avoir un partenariat avec un fournisseur de nourriture que vous êtes obligé d’utiliser. Vous pouvez vérifier leur nourriture à l’avance. Si elle n’est pas assez bonne, cela peut avoir un impact négatif sur l’expérience de vos participants. Choisissez donc un lieu qui sert de la bonne nourriture ou qui vous permet de faire appel à des fournisseurs de nourriture extérieurs.
Le lieu dispose-t-il de tables, de chaises et de linge de maison que vous pouvez utiliser ? Si un lieu dispose de ces éléments, vous pouvez économiser beaucoup d’argent et d’efforts en utilisant ce qu’il a, en supposant que cela corresponde à votre thème et à votre ambiance.
Y a-t-il une équipe de montage et de nettoyage ? Si vous avez trouvé un lieu qui fournit une équipe de montage et de nettoyage, réjouissez-vous ! Ce n’est pas toujours le cas. Si ces services ne sont pas disponibles, vous devrez constituer une équipe pour votre événement ou trouver des bénévoles.

L’agencement

Même si vous trouverez votre lieu de réunion au début du processus de planification de l’événement, vous devrez avoir une idée approximative des types d’activités que vous prévoyez, des commodités dont vous aurez besoin et des besoins de votre équipe et des participants.

Tout en réduisant votre sélection, obtenez un plan illustré de chaque lieu et parcourez vos lieux préférés au moins une fois, en prenant note des éléments importants tels que l’emplacement des prises de courant et des équipements audiovisuels.

La disposition et le plan des lieux auront une grande influence sur plusieurs aspects de votre événement.

Pensez aux flux de circulations, à comment les invités vont devoir se mouvoir au fil des interventions ; évitez les bouchons ou la surpopulation, surtout avec le Covid.

L’accessibilité et l’ambiance

Portez une attention particulière au décor existant à l’intérieur du lieu. Quel est le style de l’architecture et que véhicule l’intérieur du bâtiment ? Si vous organisez un séminaire, vous aurez probablement besoin de locaux différents de ceux d’une expo. Moins l’ambiance correspond à l’atmosphère souhaitée pour votre événement (haut de gamme, haute technologie, etc.), plus vous devrez décorer pour compenser.

L’accessibilité fait référence à la possibilité pour tous, et notamment pour les personnes ayant des besoins particuliers, d’accéder au bâtiment et à ses équipements. Avant de pouvoir répondre à cette question, vous devez comprendre qui sont vos participants et quels sont leurs besoins.

L’acoustique !

Avez-vous déjà assisté à un événement dans un lieu où le niveau sonore était si élevé qu’il était difficile d’entendre les autres, ce qui vous a causé une fatigue auditive et une perte de voix, le tout en une seule soirée ? C’est le résultat d’une mauvaise acoustique. L’acoustique est un terme sophistiqué qui désigne la façon dont le son se propage dans la salle. Un plafond bas donnera l’impression que la salle est confortable, mais le bruit sera encore plus fort si la salle est pleine. Par ailleurs, une grande salle de style entrepôt produira des échos, ou ce que les architectes appellent la « réverbération ».

Alors veillez à bien faire attention à ces 6 éléments, qui vont vous permettre de choisir le meilleur lieu pour votre événement professionnel !